Uma Experiência Real Minha Com Gerenciamento de Custos Em Projetos
Uma experiência real que vivi com relação ao gerenciamento de custos em projetos foi em uma reunião com os patrocinadores.
Nela estavam o diretor, a assessoria financeira e demais membros de outras áreas operacionais como gestores, engenheiros e analistas.
E em certo momento o tópico tratado foi a medição dos custos do projeto.
A questão era como fazer a medição e garantir o controle do orçamento.
E foi nesse momento que caiu como uma luva a explicação do que são os custos financeiros e os econômicos e qual a diferença entre eles.
Confesso que não foi fácil.
No final, eu percebi que o patrocinador financeiro do projeto tinha forte interesse no aspecto financeiro, enquanto que para o gerenciamento de custos em projetos o econômico era o mais indicado.
Mas você vai entender agora cada um deles e ver como aplicá-los corretamente.
Por isso, fique até o final do artigo e aproveite!
Gasto, Investimento, Perda, Despesa ou Custo? Saiba O Que É Cada Um.
Um ótimo pilar para começar a entender sobre gerenciamento de custos em projetos é entender o conceito de gasto, investimento, perda, despesa e custo.
Muitos se confundem ou acreditam que alguns são a mesma coisa, a mesma classificação. Mas não é.
Começando pelo GASTO é por definição toda a necessidade de dispêndio monetário realizado ou a ser realizado.
Na wikipedia é possível encontrar a seguinte definição:
[…] na ótica contábil são sacrifícios financeiros com os quais uma organização, uma pessoa ou um governo, têm que arcar a fim de atingir seus objetivos […]
Isso mesmo que você leu… São “sacrifícios” financeiros.
E não importa qual a finalidade. O que vale aqui é que representa “dinheiro saindo do bolso”.
Por sua vez, sob a mesma ótica da contabilidade, o gasto se desdobra em:
- Investimentos
- Perdas
- Despesas
- Custos
Quanto a INVESTIMENTOS diz-se que são os gastos realizados com aquisições de bens, serviços e/ou materiais cuja finalidade é de alguma forma contribuir com o processo produtivo da empresa e que será capaz de gerar receitas futuras.
Exemplo…
Uma fábrica de sapatos que compra matéria-prima como couro e o estoca dentro de sua área de produção (fabricação).
Isso é investimento porque esse couro será utilizado para a fabricação de sapatos e que é o negócio da empresa e por conseguinte vai se transformar em receita de vendas.
Um detalhe é que enquanto estiver em estoque esse couro é INVESTIMENTO porque depois ele se transforma em CUSTO, que veremos mais adiante como isso acontece.
Já as PERDAS são o que o próprio nome sugere ser.
São GASTOS que ocorreram por força do imprevisto ou do processo natural de produção.
Com relação aos imprevistos podem ser um evento de um incêndio em algum prédio ou patrimônio da empresa, acidentes ou roubos.
Quanto ao processo natural de produção, numa fábrica de roupas ou de sapato é comum encontrar retalhos de pano ou de couro como sobras surgidas no processo de corte e de forma natural.
São denominadas PERDAS porque perderam toda e qualquer capacidade de gerar ou contribuir para gerar receita para a empresa. Mas consumiram recursos financeiros.
Com relação a DESPESAS e CUSTOS o ponto central para definir um ou outro é a relação direta com o processo produtivo da empresa.
Processo produtivo significa a produção do produto ou serviço final que será vendido aos clientes. Ou seja, é a atividade fim da empresa.
Todos os GASTOS realizados dentro do processo produtivo significa CUSTO.
Enquanto o contrário significa DESPESA.
Vamos ao exemplo clássico que sempre usei em sala de aula que é a analogia com uma fábrica (de automóveis, por exemplo) e o prédio da “Administração” ao lado.
Para fins didáticos, imagine uma área com um prédio de três ou quatro andares para a Administração ao lado de um enorme galpão onde opera a unidade da linha de fabricação.
No prédio da Administração estão o Presidente, Vices, Departamentos Contábeis, RH, Operações, Projeto etc.. E no galpão estão o estoque e as máquinas da linha de produção com seus funcionários.
Todo e qualquer gasto no prédio da Administração representa uma DESPESA porque não contribui diretamente para a fabricação do produto final (automóvel).
Em contrapartida todo e qualquer gasto no galpão da fábrica representa um CUSTO porque contribui diretamente para a fabricação do produto final (automóvel).
Por sua vez o CUSTO ainda pode sofrer outras classificações como DIRETO ou INDIRETO, FIXO ou VARIÁVEL. Mas seria entrar em mais detalhes e fugiria ao objetivo deste artigo.
A Realidade Do Gerenciamento de Custos Em Projetos Nas Empresas
A realidade muito comum nos processos de gestão de projetos é a lacuna existente no entendimento dos custos incorridos.
Muitas vezes essa lacuna se manifesta durante as dificuldades em construir fluxos de caixa de acompanhamento para o gerenciamento de custos em projetos.
Em geral o gerenciamento de custos em projetos é uma responsabilidade que muitos gostariam que não existisse por acreditarem que é uma tarefa complexa de se fazer.
Mas é inevitável ter de se preocupar com os custos, seu planejamento e controle.
A Parte Interessada patrocinadora financeira considera os benefícios proporcionados por meio da realização do projeto de forma analítica.
Quanto deve sair e o quanto deve ter de retorno. Qual o ROI esperado?
E ela nunca deixa de lado a sua maior responsabilidade na organização que é preservar a sua saúde financeira.
E por saúde financeira entenda-se a capacidade de honrar todos os compromissos assumidos para pagar fornecedores, materiais e tributos.
É preciso haver garantias, ou quase certeza, de que existirão recursos financeiros suficientes ao longo do projeto e até um certo tempo após o término de seus trabalhos. Momento em que foi validado todo o escopo do projeto com a realização da sua principal entrega.
E aí, a partir desse instante, se consuma um dos problemas comuns de gestão financeira nas empresas: Saber antecipadamente quanto deve sobrar ou ser necessário para quitar parcelas pendentes ainda de pagamento.
Portanto estão sempre nos pratos da balança os benefícios de um lado e a saúde financeira no outro.
Entenda Os Dois Tipos De Custo Para Construir O Seu Fluxo de Caixa No Gerenciamento de Custos Do Seu Projeto
Agora que já introduzimos os conceitos básicos e abordamos a lacuna que comumente ocorre, vamos tratar da classificação ECONÔMICO ou FINANCEIRO que é nossa intenção maior.
Vale ressaltar que essa classificação pode ser aplicada para qualquer tipo de gasto, mas para simplificar vamos assumi-la somente para CUSTOS.
Indo direto ao ponto, o CUSTO ECONÔMICO é aquele que incorre no exato momento que o originou.
De forma técnica, esse momento é denominado FATO GERADOR.
Já o CUSTO FINANCEIRO é o real desembolso, a consumação do CUSTO ECONÔMICO.
Um exemplo clássico é o empregado de uma empresa e que recebe salário mensal.
A cada dia, dentro do mês, que ele termina sua jornada de trabalho ele incorre em mais um dia de salário que a empresa se obriga a pagá-lo.
Esse é o custo ECONÔMICO da empresa com o empregado.
E a empresa (normalmente) não dá para ele, em dinheiro, ao final de cada dia o correspondente ao dia trabalhado.
O mais comum é a empresa registrar ao longo de todo o mês cada dia trabalhado. E no início do mês subsequente pagar em um único dia o total dos dias trabalhados no mês.
Esse pagamento corresponde ao CUSTO FINANCEIRO da empresa com o empregado.
Quer outro exemplo?
Observe o que acontece com o seu cartão de crédito.
No exato instante em que você realiza um pagamento utilizando o seu cartão, você está realizando uma despesa ECONÔMICA.
No dia em que vencer a sua fatura (affh!) e no exato instante em que você pagá-la ocorre a sua DESPESA FINANCEIRA.
Repare que eu mencionei “despesa”, pois estou assumindo que você pagou com seu cartão de crédito as suas despesas pessoais. Gastos seus que não contribuem para você produzir um produto ou serviço capaz de lhe gerar renda.
Ah, lembra do exemplo do couro que foi dado acima como INVESTIMENTO?
Isso aconteceu porque ao comprá-lo a empresa armazenou ele no estoque e o classificou como investimento.
Mas, no momento em que o couro é movido desse estoque para a linha de produção, ele muda sua classificação de INVESTIMENTO para CUSTO, já que passa a ser um item integrante do processo produtivo.
Esse tipo de operação de controle é feito em decorrência dos procedimentos de escrituração contábil da empresa e que podem ser muito úteis na gestão dos custos em projetos.
Como Planejar Os Custos Em Um Projeto?
Mas como fazer a gerenciamento de custos de um projeto?
Financeiro ou econômico?
Na verdade, os dois.
No planejamento do seu projeto, incluindo as estimativas de custos e o orçamento, o custo indicado é o ECONÔMICO.
Porém, adicionalmente é preciso elaborar um FCX do seu financeiro.
Entenda que o Caixa da empresa não espelha os custos do projeto na medida em que eles acontecem.
Por isso, o FCX Financeiro é imprescindível para controlar a saúde financeira da empresa que foi mencionada acima.
Cuidado: Nunca lançar no mesmo cronograma atividades que representem os dados de custos econômicos juntamente com os financeiros!
Isso corresponderia a uma duplicidade de valores dos custos.
Apenas um lembrete, não deixe de conferir nosso artigo sobre como fazer um cronograma de projeto que realmente ajude.
Um exemplo prático é uma empresa contratada e que realiza o serviço em uma semana, no valor de R$ 90.000,00.
Porém a contratação foi firmada com pagamentos em três parcelas de R$ 30.000,00 com a primeira vencendo 30 (trinta) dias após o serviço.
Veja os gráficos de FCX como ficaram…
FCX Econômico
FCX Financeiro
Qual a utilidade real do FCX financeiro?
Certa vez, ao comentar sobre custos econômicos e financeiros, ouvi essa pérola de um profissional…
“Para quê eu preciso de um fluxo financeiro? Custo é custo, e pronto!”
Lamento por ele…
Ao planejar os custos de projetos e em paralelo produzir um FCX Financeiro, você permite à empresa uma gestão mais eficiente do seu caixa.
Como já mencionado nesse artigo, mesmo após a conclusão dos trabalhos de um projeto, é possível que haja uma considerável quantidade de parcelas pendentes de pagamento.
E mais.
Parcelas que podem se alongar por anos.
Basta tomar com exemplo os financiamentos, seja por entidades governamentais ou por privadas.
Geralmente esses financiamentos envolvem prazos em anos e depois de o projeto concluído.
Portanto é inegável a utilidade de um FCX Financeiro corretamente construído.
Ele fala a linguagem do financeiro da empresa.
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Se você tem interesses ou dúvidas com relação a temas envolvendo gerenciamento de custos em projetos, então deixe seu comentário aqui embaixo. Poderemos escrever algo que possa te ajudar.
Aproveite agora e não deixe de conferir nosso artigo “7 Vantagens de Como o Gerenciamento de Projetos Pode Ajudar as Empresas a Crescerem de Forma Organizada“
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