É muito comum o gerente de projeto ser atropelado por várias perguntas ao longo do seu planejamento e execução.
No começo de minha carreira como gerente de projetos eu apanhei bastante com isso.
Com o tempo a experiência mostrou que eu poderia ter reduzido em muito esse sofrimento se houvesse me preparado antecipadamente para responder algumas dessas perguntas.
Então vou mostrar agora como você pode se antecipar a situações como essa.
Vou aproveitar e também mostrar o método da modularização como forma de você organizar os dados de seu cronograma.
Ao final irei resumir as Técnicas De Como Fazer Um Cronograma de Projeto E Nunca Mais Ficar Perdido Para Conseguir Extrair Informações que possam te solicitar durante a execução.
Qual o significado de cronograma?
Vamos começar entendendo o significado da palavra “cronograma”.
Quanto à etimologia da palavra cronograma sabe-se que tem origem no grego.
A palavra “khronos” significa “tempo” enquanto “gramma” indica “alguma coisa escrita”.
Assim, surge a forma de “registro do tempo” ou “escrita do tempo”.
Com essa comunicação escrita surgiu uma das principais ferramentas de planejamento e controle de projetos que atua na gestão do tempo.”
Na mitologia grega encontramos a figura de Cronos, titã faminto que devorava tudo que encontrasse assim como o próprio tempo faz.
Mas isso não quer dizer que o tempo seja cruel.
Se esse tempo for bem administrado ele pode se tornar um aliado poderoso em qualquer empreendimento desejado pelos homens.
Dessa forma o cronograma virou uma representação gráfica do tempo consumido para determinadas tarefas ou atividades.
Associá-las ao tempo torna possível controlar e visualizar o progresso tanto do trabalho realizado quanto do que ainda será executado.
Por que adotar um cronograma de projeto?
Antes de responder essa pergunta, vamos levantar outra.
Como fazer um projeto?
Sua resposta vem com as boas práticas em gerenciamento de projetos que apontam para uma sequência básica inicial de construção:
1. Escopo
2. Cronograma
3. Riscos
4. Custos
Como o tema principal deste artigo é “Cronograma”, aqui vão alguns benefícios de se adotar um cronograma para fazer um projeto.
- Permite visualizar a distribuição das atividades no tempo.
- Permite estimar o tempo de cada atividade por meio de sua duração.
- Consegue-se estimar a data de término de cada atividade.
- Acompanha o desempenho do time na execução das atividades (mede como o tempo foi efetivamente gasto em cada atividade).
- Dimensionar a utilização dos recursos alocados para o trabalho (saber exatamente quando um profissional está disponível ou não para assumir novas tarefas).
- Avaliar se a carga do trabalho realizado está adequada para todos os recursos utilizados.
O “Equívoco de Gantt” Que Muitos Cometem
É bem provável que ao ler até aqui a sua mente já tenha desenhado algum modelo de cronograma que o represente.
Veja se essa imagem do modelo de cronograma que você desenhou não se parece com a figura abaixo.
E é comum essa forma receber a definição de cronograma.
Só que como mostramos, cronograma é a “escrita” sobre o tempo.
E como tal ele deve indicar aspectos do tempo como o único dado que lhe cabe mostrar.
E justo para que cada uma das atividades da figura acima tenha identificado os seus limites no espaço da régua do tempo.
Assim, os dados que mostram a ocupação desse espaço seriam corretamente representados como na tabela da figura abaixo.
E somente isso. Nada mais.
Os limites na régua do tempo são determinados pelas datas de início e de término.
Já o gráfico de Gantt surge como outra forma gráfica de melhorar ainda mais a qualidade da informação obtida a partir de um cronograma ao realizar graficamente para cada atividade a sua distribuição no tempo e de forma contínua.
E esse tipo de comunicação possibilita melhor visualização da distribuição no tempo de todas as atividades do projeto ou da parte do projeto que se quer analisar.
Em 1917 o engenheiro mecânico Henry Gantt desenvolveu uma ferramenta que permitisse ter uma visão mais precisa do controle da produção de fábrica.
O resultado final dessa ferramenta foi um gráfico que permitia visualizar as tarefas de cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-la.
Todo o intervalo entre o início e o fim de uma atividade passava a ser representado por uma barra horizontal.
Cada barra criada representava o planejado e à medida que a atividade era realizada, a parcela do trabalho que tivesse sido concluída recebia uma atualização gráfica pela mudança de cor.
As cores eram codificadas de forma a facilitar a comunicação do que estava planejado, sendo realizado ou já concluído pela produção da fábrica.
O uso desse gráfico em murais nas salas de controle de produção permitia um melhor planejamento da distribuição da mão de obra e dos custos envolvidos diretamente com cada atividade.
Assim, sob o aspecto técnico de cada uma dessas ferramentas, a primeira figura representa um modelo de cronograma que combina Cronograma com Gráfico de Gantt.
E não somente cronograma como equivocadamente muitos definem.
E um cronograma não atende somente para a área da Gestão do Tempo.
Também é possível associar em um cronograma dados relevantes de outras áreas de conhecimento referidas nas boas práticas de gerenciamento de projetos.
- Cronograma físico financeiro – Trata-se de uma abordagem que envolve dados de custos. Sua utilidade é combinar os planejamentos e avanços do trabalho realizado com os custos associados.
- Cronograma de marcos e principais entregas – Cada entrega realizada representa um percentual de avanço do escopo.
- Cronograma de pagamentos – Projetar antecipadamente quando se darão os desembolsos pode ser vital para a saúde financeira do projeto e até mesmo do patrocinador financeiro.
Como começar a elaborar um bom cronograma de projeto?
A primeira preocupação em elaborar um bom cronograma não deve ser o cronograma.
Mas como assim?
Infelizmente muitos profissionais para fazer um projeto têm o forte impulso de iniciar seu planejamento indo direto para um software de gestão de projetos.
E nele começam a criar todas as atividades que consideram necessárias para concluir seu projeto ou aquelas que lhes vêm a cabeça.
Fica muito bacana ver todas aquelas atividades organizadas e exibidas em forma de sequências.
Parece tentador agir assim porque dá a falsa ideia de que os resultados são mais rápidos.
Mas essa percepção de agilidade é falsa.
Porque o primeiro passo e o mais indicado para construir um bom cronograma é identificar e detalhar ao máximo o escopo do projeto.
Não se toca num software de gestão de projetos enquanto esse passo não for cumprido à risca.
O escopo representa todo o trabalho que deve ser executado com o objetivo de concluir o projeto conforme o que está sendo solicitado.
E uma ferramenta muito utilizada, independente da área e do objetivo do projeto, é a Estrutura Analítica de Projeto (EAP).
O uso da EAP permite desmembrar todo o trabalho desde o objetivo principal do projeto até níveis menores e que detalham cada parte desmembrada.
Se você quer descobrir como fazer um projeto conhecendo técnicas para construir uma EAP, CLIQUE AQUI para conhecer a EAP MAGISTRAL.
Portanto, ter a EAP do projeto definida significa sinal verde para construir o seu cronograma.
Isso porque independente dos recursos que cada software de gestão de projetos ofereça, em todos há possibilidade de estruturar suas atividades com base na mesma estrutura criada para a EAP.
Logo, é possível fazer da construção do cronograma uma extensão detalhada do trabalho definido na EAP.
Nessa etapa do cronograma devem ser considerados os seguintes pontos:
- Quais as macroatividades que definem os pacotes de trabalho da EAP
- Quais os sequenciamentos que interligam essas atividades
- Quais atividades são necessárias para detalhar as macroatividades
- Quais as estimativas de duração e de recursos para cada uma das atividades definidas
- Quais atividades são consideradas prioritárias
Mas muito cuidado ao estimar recursos e durações de cada atividade.
Não faça isso de forma experimental ou no famoso “chutômetro”. Todas essas estimativas, juntamente com os sequenciamentos criados, serão muito importantes para os cálculos do cronograma que definem a data final do projeto.
O que define um bom cronograma?
Como já falamos, tem muita gente que parte logo para a criação do cronograma ao definir as atividades e criar o sequenciamento delas.
E surge um sentimento enorme de satisfação ao ver o final desse trabalho a representação gráfica nas caixinhas (atividades) interligadas por setas
Às vezes elaboram algumas perfumarias alternando cores de fundo ou de textos para chamar mais a atenção para alguns aspectos.
Podemos dizer então que exibir o caminho crítico seria a “cereja do bolo” de tudo o que foi feito.
Mas isso tudo não passa de aspectos visuais.
Essa modelagem visual apenas agrega mais valor à informação, porém não pode ser tudo o que se constrói em um cronograma.
Acontece que no contexto empresarial, ou mesmo pessoal, o cronograma é uma ferramenta de apoio ao gerenciamento e à tomada de decisão.
Além disso, ele permite ainda construir planejamentos dos custos envolvidos e o quanto será vantajoso economicamente ou não o que está sendo planejado para o projeto.
Portanto, é preciso organizar as atividades do cronograma de forma a atender sempre as perguntas que venham a ser feitas no futuro, durante a execução de suas atividades.
Responder questões levantadas pelas partes interessadas é uma das funções críticas do cronograma.
E um cronograma bem elaborado consegue fornecer dados relacionados com questões tais como:
- Superalocação ou ociosidade de recursos
- Custos realizados e previstos
- Atualização da data planejada para o término do projeto
- Quais atividades estão como críticas
- Qual a programação de atividades para um determinado período
Portanto, responder prontamente qualquer questão apresentada é o indicador de que o cronograma está bem elaborado.
Mesmo que ele forneça dados que contrariem o desejo de alguns ou de muitos.
O cronograma não tem sentimentos e muito menos tem a capacidade e autonomia para pensar. ele não vai procurar esconder notícias ruins para dar somente as boas.
Ele não é capaz ainda de ter a iniciativa de esconder notícias ruins para dar somente as boas. (infelizmente, rs)
Com a inteligência artificial, no futuro, quem sabe?
Na verdade o cronograma é uma base de dados alimentada por pessoas e simplesmente realiza todos os cálculos necessários para construir de forma imediata a informação que irá exibir.
O que considerar na hora de levantar as questões que o cronograma deve responder?
Afinal, quais são as informações necessárias que devem ser obtidas a partir do Cronograma ao longo do projeto?
Depende.
As características do trabalho que será realizado, o segmento de mercado, a área da organização e a legislação são algumas variáveis.
E essas variáveis podem determinar diferenças acentuadas entre cronogramas e as informações a serem geradas.
O primeiro grande passo é identificar com as partes interessadas quais os tipos de informação que atenderão seus desejos e necessidades antes mesmo de concluir a elaboração do cronograma.
E a partir dessa identificação construir e aplicar métodos de categorização e registro dos dados para posteriormente gerar relatórios perfeitos que responderão a todos os questionamentos.
E geralmente os aspectos mais questionados são relacionados com o prazo e custo.
Custos em projetos são determinantes para tornar um projeto viável e a sua conclusão um benefício econômico.
Aproveite e saiba mais sobre o curso Custos Para Micros e Pequenos Empreendedores (CMPE) clicando aqui.
Para entender como atender questionamentos durante a execução, vamos simplificar com exemplos práticos.
Imaginemos um projeto que tenha por característica ser executado com a subcontratação de várias empresas.
Algumas informações podem ser muito relevantes durante a sua execução e podem ser antecipadas durante a construção do cronograma.
A base da organização criada para o cronograma deve ser as formas de agrupar os dados registrados nele.
Algumas formas muito comuns de agrupamento são:
- Por contrato ou por empresa – Se o projeto demanda várias (ou muitas) subcontratações (p.e., volume financeiro de subcontratações superar os 50%). Uma empresa pode executar dois ou mais contratos distintos. E um contrato (uma subcontratação) pode ser atendido por duas ou mais empresas
- Por sistema – A execução do projeto pode se dar pela implantação de diversos sistemas que irão compor toda a solução construída pelo projeto.
- Por área física – A execução do projeto pode envolver uma extensão física e geográfica que pode ser segmentada em áreas distintas para realizar um controle melhor.
- Por área responsável – O projeto envolve a participação de várias áreas internas e externas da organização patrocinadora.
Conhecer o que está associado a cada uma delas pode proporcionar respostas melhores para as análises de solução de problemas ou para tomada de decisão.
Esses são apenas alguns aspectos que podem ser considerados durante a construção do cronograma.
Mas não se deve limitar a eles somente.
Reforçando o que já foi dito, é preciso identificar todas as questões que poderão ser levantadas durante a execução do projeto.
E isso vai depender das variáveis típicas do ambiente em que será realizado o projeto.
Convém também alertar para não criar questionamentos que são incertos de acontecer.
Porque implementar um método de registro e organização dos dados em um cronograma para atender um questionamento sempre consome esforço.
Se o questionamento é incerto, por que criar algo que não será usado?
Pense sempre nisso para evitar trabalho desnecessário.
Procure chegar ao mais próximo possível da certeza de que o que está sendo implantado realmente será pedido.
O que é o método modular para construir um cronograma de projeto?
Eu dei esse nome a um método que utilizo bastante na construção de meus cronogramas.
Não é algo tão extraordinário como possa parecer.
Pra ser sincero, o método modular (modularização) é uma técnica considerada como boa prática e que aprendi no meu aprendizado de analista de sistemas e que é amplamente indicado para construir qualquer código de programação.
Ele é considerado como um tipo de construção “limpa” e objetiva porque evita idas e vindas durante a execução do código.
Cada módulo deve estar claramente definido em relação a que parte será executada por ele.
Todas as atividades contidas nele são para atender seu objetivo principal.
Em programação, dentro de cada módulo encontramos as linhas de código, ou de programação.
Ao concluir um módulo inicia-se o próximo sem qualquer retorno para o que já foi executado. É similar a um fluxo contínuo que prossegue sempre para o módulo seguinte a ser executado.
A limpeza e a objetividade se dão por conta da execução de cada linha do código de programação escritas e ordenadas sequencialmente.
Sua execução se dá sempre descendo as linhas na direção vertical e se encerra na última linha que representa o término do processamento.
Não existe qualquer volta para a parte de cima do código.
Mudando um pouco, imaginemos o exemplo de uma lista de supermercado.
Você prepara a lista do supermercado sem qualquer preocupação com a localização dos itens que você inclui.
Se você determinar que vai fazer a sua compra seguindo a ordem de cada linha, de cima para baixo até acabar, é bem provável que você vai rodar pelos corredores do supermercado.
Serão várias idas e vindas gastando tempo precioso.
Da próxima vez que você fizer sua lista de supermercado, experimente ordená-la pela mesma sequência que você encontraria os itens nas prateleiras.
Você perceberá a diferença e o ganho de tempo com essa pequena mudança.
Muitos programadores ignoram essa técnica e vão construindo seus códigos com base na forma que estão raciocinando para resolver um problema.
O método da modularização consiste em começar a criar a partir de uma visão geral do que vai ser desenvolvido e desmembrar o contexto principal em partes menores.
O desmembramento de cada parte representa o primeiro nível de módulos.
Na sequência, aplica-se o mesmo conceito para cada módulo desmembrado.
Ou seja, desmembra-se o módulo em outros módulos.
E assim sucessivamente.
Quanto mais níveis de módulos houver, mais organizada estará a lógica construída.
Caberá ao último nível de módulos o detalhamento.
Assim, o número de atividades para o detalhamento será pequeno e trará facilidade de entendimento e de gerenciamento.
Veja só nessa figura abaixo como ficaria.
O método da modularização é eficiente e não se restringe aos programadores.
Basta você começar a construção da sequência lógica por meio de módulos para depois desmembrar ou detalhar cada um.
Uma boa prática nesse processo é limitar os relacionamentos ao limites definidos pelo módulo a que pertencem.
Ou seja, as atividades dentro de um módulo se relacionam entre elas e devem evitar criar relacionamentos com atividades que estejam em outros módulos.
Mas às vezes é preciso criar relacionamentos para outros módulos para manter uma sequência lógica de execução do trabalho.
Portanto, para construir um bom cronograma o método da modularização atende muito bem.
Vejamos um exemplo para simplificar a modularização em um cronograma.
Imagine que você precisa elaborar um cronograma para a realização de um show.
Antes de pensar em quais atividades serão necessárias e começar a colocar elas num software de gestão de projetos (que é o que muitos acabam fazendo), procure pensar na organização desse show em módulos.
Um show pode ser dividido em três etapas bem claras:
- Pré-Produção
- Produção
- Pós-Produção
Para prosseguir na modularização, deve ser feito o mesmo para cada uma dessas etapas.
A pré-produção ainda poderia ser subdividida em:
- Estimativas e planejamento
- Negociações e contratações
- Compra materiais
- Planejamento e contratações de logística
Já a Produção poderia ser:
- Pré-show (preparação)
- Show
- Pós-show (atividades logo após o show, iniciadas no mesmo dia)
E assim por diante…
A maneira mais objetiva para iniciar uma modularização é utilizar a EAP construída para o projeto no primeiro passo de detalhamento do escopo.
Pois a EAP não deixa de ser uma forma clara de modularização.
Se você quer conhecer técnicas para construir uma EAP excelente, então conheça a EAP MAGISTRAL clicando aqui.
Ao utilizar a modularização nos seus cronogramas, você permite mais clareza da informação passada a partir dele.
Você poderá avaliar indicadores de desempenho por módulos que permite foco nas análises das atividades do projeto.
Softwares indicados para construir cronogramas?
O mercado está repleto de softwares para gestão de projetos.
Existem versões pagas e gratuitas.
Lógico que as gratuitas apresentam limitações, porém elas podem ser utilizadas caso você as utilize para finalidades, digamos, menos “nobres” ou muito pessoais e simples.
Já utilizei vários softwares e dos dois tipos.
Profissionalmente eu indico o (bem) popular MS-Project e a menina dos olhos para mega projetos que é o Primavera P6.
Há diferenças entre eles, mas garanto que ambos são excelentes e proporcionam resultados ótimos quando se fala de planejamento e gestão de projetos.
Conclusão - O que vimos nesse artigo
O cronograma é uma peça fundamental para um melhor gerenciamento de projetos.
Sua elaboração requer cuidados e uma sequência lógica de construção que se inicia com a definição do escopo por meio da EAP.
Segue um pequeno resumo das técnicas para construção de um bom cronograma de projeto:
1. Levantar o escopo do projeto e construir sua EAP
2. Reproduzir a estrutura da EAP no cronograma
3. Utilizar a modularização para detalhar os pacotes de trabalho definidos na EAP
4. Caso por algum motivo não haja uma EAP pré-definida, aplicar a técnica da modularização na construção do cronograma
5. Criar o mínimo possível de relacionamentos saindo de um módulo. Procurar o máximo de interligação de atividades que estejam dentro do mesmo módulo.
O tema deste artigo é rico de informações com dicas e técnicas.
Aqui tratamos apenas de uma parte que corresponde ao início da construção de um cronograma.
Certamente voltaremos a falar mais de como fazer um cronograma bem elaborado e que tenha a capacidade ampla de auxiliar no gerenciamento do projeto.
E você?
Já passou por alguma dificuldade em construir um cronograma?
Continua com alguma dúvida sobre como construir um bom cronograma?
Esse artigo foi útil pra você?
Conte-nos. Escreva aqui embaixo nos comentários sobre isso.
E se você gostou desse artigo, não deixe de compartilhá-lo com seus amigos.
Você estará distribuindo conhecimento e ajudando todos eles.
Se desejar, você pode baixar o PDF do cronograma-exemplo “show musical” mencionado neste artigo clicando aqui.
Deixe um comentário