Em que o gerenciamento de projetos pode ajudar uma organização?
Essa é uma pergunta recorrente e que todos que trabalham nessa área querem uma resposta pronta e adequada.
São momentos em que seus trabalhos são questionados.
Aqueles que querem levantar as dúvidas são os que esperam que não haja respostas convincentes.
Fique até o fim deste artigo e vou te relacionar vantagens de se adotar o gerenciamento de projetos.
Como é o meio ambiente em volta dos projetos?
Há uma crescente necessidade de rapidez na entrega dos projetos com os menores recursos e garantia de qualidade.
Por isso que atualmente esse é o maior desafio para a maioria das grandes organizações.
Um projeto é um esforço temporário. Ou seja, tem um início e deve ter um fim ao longo do tempo.
Assim, todos os recursos necessários e escopo devem ser definidos.
E nesse momento entra o gerenciamento de projetos com a importante função de planejar a programação de forma objetiva e consistente.
Mas mesmo nos grandes projetos é possível haver imprevistos no planejamento que acabam gerando consequências negativas ao gerenciamento.
Por definição o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos (PMBOK® Sexta Edição).
Com a evolução dos mercados e a globalização batendo à porta, as fortes demandas por alta especialização, métodos e boas práticas fortaleceram o Project Management Institute (PMI) e sua proposta de apoiar a disseminação e o desenvolvimento do gerenciamento de projetos.
Surfando nessa onda o PMI é atualmente reconhecido como a maior organização sem fins lucrativos no campo da ciência do gerenciamento de projetos.
Com tudo isso é provável que você imagine que a gestão de projetos não se destina a pequenos negócios.
Ledo engano.
Todo o conhecimento técnico que dá base às boas práticas indicadas no guia PMBOK tem um fundamento teórico consistente.
Há fundamentos com origem no mais diversos campos da administração e gestão tais como qualidade e custos, apenas para citar alguns.
Dominar esses temas é mais do que habilitar-se como profissional de projetos.
É adquirir conhecimentos preciosos que se aplicam no nosso cotidiano de vida.
Afinal, nossas vidas são repletas de projetos.
Vejamos alguns exemplos:
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- Obter uma certificação
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- Concluir um MBA
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- Preparar a festa de confraternização dos amigos
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- Comprar um imóvel ou um carro
- Reformar o banheiro da casa
E para definir o que é um projeto são precisos quatro pilares:
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- Existir um objetivo que o torna único
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- Temporariedade – tem início e (obrigatoriamente) um fim
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- Necessidade que seja realizado algum trabalho para atingir seu objetivo
- Necessita da participação humana para o trabalho (nem que seja de uma única pessoa)
Na mesma linha um projeto também é historicamente composto por três elementos principais que limitam um projeto e que formam o chamado Triângulo de Gestão, ou mais conhecido por Triângulo da Tríplice Restrição ou do Limite Triplo:
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- Tempo
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- Escopo
- Custos
Cada vez que um dos lados desse Triângulo de Gestão é alterado por alguma razão implica alterar também os demais lados. Afinal, cada lado está diretamente conectado aos demais.
Podemos considerar o maior objetivo da função Gerente de Projetos como sendo a manutenção do equilíbrio do Triângulo de Gestão.
Isso acarreta:
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- Padronização de processos
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- Melhora a monitoração e controle
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- Promove maior eficiência às análises sobre o desempenho do projeto
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- Racionaliza os recursos financeiros, humanos e de tempo
- Estimula a cultura de gerenciamento entre os envolvidos.
Qual a justificativa para se adotar o gerenciamento de projetos numa organização?
O gerenciamento de projeto dedicado e bem conduzido garante:
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- Melhor administração das disponibilidades de tempo e de recursos
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- Que todas as entregas sejam verificadas e mantenham regularidade com os requisitos de qualidade
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- Uma gestão financeira eficiente e capaz de passar segurança para as tomadas de decisão
- Previsibilidade quanto à data-fim do projeto
O gerenciamento de projetos representa um macroprocesso ordenado e de fácil compreensão.
Na contramão as empresas que não o adotam se arriscam e aumentam as chances de fracasso do projeto.
Fracasso é sinônimo de desperdício de tempo, dinheiro, recurso.
Costumo também dizer que também se desperdiçam oportunidades.
O chamado “custo de oportunidade” é decidir realizar uma atividade em um projeto ao invés de outra que pertença a outro projeto e que terá de aguardar para ser retomada.
Um projeto pode falhar rapidamente, mas o tempo de resposta do gerente de projeto e sua equipe é determinante para indicar o quanto que houve de planejamento envolvido.
Quando necessário os objetivos podem ser revisados e novas decisões tomadas em razão do que esteja acontecendo.
A disciplina de gerenciamento de projetos fornece ferramentas e técnicas relacionadas com cada uma das áreas de conhecimento definidas no PMBOK. Cabe à equipe do projeto e seu gerente de projeto definirem o momento em que cada uma será aplicada no decorrer dos trabalhos.
Para distinguir gerenciamento de projetos daquelas atividades relacionadas com rotinas ou operações, Camargo (2018) coloca o gerenciamento de projetos como uma forma de administrar o trabalho que não se encaixa nos limites operacionais ou trabalhos rotineiros de uma empresa.
De acordo com a norma ISO 10006 (Diretrizes para Qualidade de Gerenciamento de Projetos), projeto é um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, que é a chave para se determinar se realmente estamos em um projeto.
O ciclo de vida de um projeto e seu gerenciamento nos permite observar situações de:
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- Liderança e visão
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- Motivação
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- Remoção de bloqueios de estradas
- Treinamento e inspiração para a equipe buscar sempre as melhorias
E que ainda pode ser estruturado em processos de:
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- Iniciação
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- Planejamento
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- Execução
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- Monitoração e controle
- Encerramento
De todos o Planejamento é o de maior peso em termos de esforço para o gerenciamento de um projeto.
Afinal encontramos quase 50% dos processos do PMBOK pertencendo ao grupo de processos de planejamento.
O Planejamento pode ser desenvolvido na medida em que o projeto avança. Se estiver previsto que seja dessa maneira então estamos falando do “rolling waves”, ou planejamento por “ondas sucessivas”.
De certo que quanto mais chegarmos ao planejamento de todo o projeto antes mesmo dele começar a ser executado, menores serão as incertezas.
A fase de execução é pura gestão e aplicação dos planos que foram desenvolvidos.
Nessa fase é vital para o sucesso do projeto a melhor gestão das comunicações que se possa ter. Não só comunicar, mas comunicar certo a todas as partes interessadas sobre o que está acontecendo.
Na monitoração e controle é quando é intensa a produção de relatórios de acompanhamento.
Normalmente esses relatórios informam:
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- Uma visão do trabalho concluído comparado com o planejado
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- Horas utilizadas e a utilizar
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- Rastreamento de requisitos, recursos e controle de qualidade
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- Principais marcos atendidos e a atender
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- Monitoramento dos riscos
- Registro de problemas e o acompanhamento do seu tratamento
Podemos usar a própria definição para o Gerenciamento de Riscos no PMBOK, o gerenciamento de projetos busca reduzir as probabilidades e/ou impactos dos eventos negativos enquanto aumenta as probabilidades e/ou impactos dos eventos positivos.
Por sua vez, na função de gerente do projeto o ideal é encontrar um profissional que reúna habilidades gerenciais:
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- Liderança
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- Decisão
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- Comunicação
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- Capacidade de influenciar pessoas
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- Negociação
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- Resolução de conflitos
- Conhecimento da organização onde o projeto será executado (cultura, pessoas, ambientes interno e externo etc.).
Concluindo por que adotar o gerenciamento de projetos
O gerenciamento serve para que o projeto seja concluído com sucesso. Esse resultado é alcançado quando o projeto é finalizado e atende aos requisitos estabelecidos na etapa de planejamento. Isso quer dizer que, quando concluído, o resultado deve ser satisfatório em relação ao prazo e aos custos estabelecidos.
Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil e rápida de ser implementada, principalmente por empresas com processos desorganizados.
Mudança de cultura é sempre um grande obstáculo a ser desafiado.
Nesse cenário a gestão de projetos deve ser adotada gradativamente enquanto os projetos vão sendo gerenciados e sempre buscando:
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- definir padrões baseados em estimativas da equipe e da organização
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- promover uma gestão transparente (governança)
- priorizar o gerenciamento do Triângulo de Gestão: tempo, escopo e custo.
Atualmente o conceito de sucesso de um projeto transcende o atendimento ao triângulo da Tríplice Restrição.
Sucesso de um projeto deve refletir a satisfação do cliente com o resultado entregue.
Assim, é fácil entender que um projeto concluído com êxito não é uma tarefa tão simples — e é isso que justifica a aplicação do gerenciamento.
Cada vez mais as empresas vêm observando que não é possível viver de apostas e fundamentar sua gestão em práticas intuitivas.
Por isso, o gerenciamento de projetos surge como solução ao permitir que cada decisão de gerenciamento seja embasada em estratégias mais eficazes.
E as consequências se não adotar o gerenciamento de projetos?
Sem ele, as equipes e os clientes ficam expostos a:
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- Um gerenciamento caótico
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- Objetivos pouco claros
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- Falta de recursos
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- Planejamento irreal
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- Riscos elevados (e desconhecidos por não terem sido identificados)
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- Entregas de baixa qualidade
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- Estouro de orçamento
- Atrasos nas entregas
Mas para combater esse caos que pode ser um projeto, existem as vantagens em se adotar o gerenciamento de projetos.
As 7 vantagens da gestão de projetos
Vamos às 7 vantagens que ajudam a responder a principal pergunta que originou este artigo.
1. Maior controle dos processos
2. Planejamento e Cumprimento de cronograma viáveis
3. Monitoramento da lucratividade – gerir os custos para evitar prejuízos financeiros
4. Riscos minimizados e menos impactos no orçamento
5. Fundamentação e Agilidade na tomada de decisões
6. Estímulo para maior engajamento do time
7. Maior satisfação do cliente
Portanto, não hesite se às vezes ouvir a pergunta “para que serve…”.
Basta lembrar de uma ou mais das vantagens listadas aqui e defendê-la com firmeza.
O bom preparo para explicar cada uma pode ser a diferença para o patrocinador decidir entre adotar ou não o gerenciamento de projetos.
E você? Já passou por alguma situação semelhante e teve de justificar as vantagens de alguma metodologia?
Comente aqui abaixo para conhecermos sua experiência.
Um grande abraço e sempre juntos buscando o melhor!
J. Dimas
PB#001
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