Como Medir Avanços De Forma Eficiente No Gerenciamento do Escopo Do Projeto

Como Uma Medição Eficiente Do Avanço De Escopo Ajuda O Projeto

Você já passou por alguma situação em que precisasse medir o avanço do escopo para um projeto e não sabia como fazê-lo?

Então leia neste artigo algumas dicas para você aplicar e obter resultados imediatos para medir avanços em seu gerenciamento do escopo do projeto.

Você vai ler aqui sobre:

1. Definição de escopo
2. O que é Escopo do Produto
3. O que é Escopo do Projeto
4. O que é Gerenciamento do Escopo
5. Quais os benefícios de um bom Escopo do Projeto
6. Qual É A melhor Melhor Forma De Medir O Escopo?
7. Quais As Utilidades De Se Medir Avanços Do Escopo?
8. Qual É A melhor Melhor Forma De Medir O Escopo?
9. E Como Transformar Critérios Subjetivos Em Objetivos?
10. Um Caso Real Como Exemplo De Aplicação Dos Critérios Objetivos Para Medir Avanço Do Escopo
11. Os Dois Passos Para Criar Critérios Objetivos
12. Considerações Finais

Vamos lá!

1. Comecemos Pela Definição Do Que É Escopo

Gerenciar um projeto requer a execução de vários planos de gerenciamento, tais como:

1. Plano de gerenciamento dos custos,
2. Plano de gerenciamento dos riscos
3. Plano de gerenciamento do tempo (cronograma)
4. Plano de gerenciamento da qualidade, entre outros.

Só que todos eles têm em comum a necessidade de existir um plano de gerenciamento do escopo definido e previamente acordado por meio da sua linha de base.

Vale lembrar que, por definição, a existência de trabalho (junto com um objetivo final) é um dos pilares para você definir um projeto.

E trabalho significa a realização de atividades que vão contribuir de alguma forma para as entregas previstas ao longo do projeto.

Mas antes de falar de trabalho no projeto é preciso dar uma passada nas definições do que seja escopo do projeto e escopo do produto.

2. O Que É Escopo do Produto?

Escopo do produto é o conjunto de características que descrevem o resultado final do projeto (o produto acabado).

Ou seja, é entender quais são as expectativas do cliente em relação ao produto e levantar as suas características para entregar de acordo com o esperado.

Por escopo do produto deve-se entender o conjunto das características do produto final.

Ou seja, é toda e qualquer característica perceptível pelo cliente ou por aquele que irá usufruir dele.

Pensando de forma prática, se uma característica estiver aparente no raio de visão do cliente/usuário (é a percepção visual), então estaremos falando de uma característica do produto.

Por exemplo, uma cor vermelha na pintura ou uma superfície lisa no acabamento são características “visíveis”. Portanto, são tidas como características do produto.

Assim, temos por escopo do produto o vermelho e o liso citados acima.

Há de acrescentar ainda que tais características são o produto final de alguma entrega realizada durante o projeto.

Ter uma superfície lisa ou uma pintura em vermelho traduz um resultado. Indica O QUE está sendo entregue e não COMO está sendo entregue.

3. O Que É Escopo do Projeto?

Já no escopo do projeto encontramos por definição o real trabalho a ser feito.

Quer dizer, é o momento de saber COMO deve feito. Como as entregas devem ser produzidas.

Assim, quanto mais detalhado for o escopo do projeto, mais detalhado será o trabalho a ser realizado para produzir as entregas necessárias.

Também pode-se dizer que quanto melhor for desenvolvido o escopo do projeto, maiores serão as chances de conduzir os trabalhos dentro dos melhores padrões de desempenho.

Com o escopo do projeto é possível definir como uma determinada entrega será construída e sem que o cliente enxergue esse trabalho.

Por exemplo…

Imagine qualquer produto que você veja na prateleira de uma loja.

Um caderno, por exemplo.

Certeza que você não vai se interessar em como foi realizado o processo de fabricação dele.

Seu foco estará no próprio caderno, no seu resultado final, plenamente atendido pelo que foi definido no seu escopo do produto.

Já o tal processo de fabricação constitui o nosso escopo do projeto.

E com base numa lógica bem simples, indica-se desenvolver primeiro o escopo do produto para depois desenvolver o escopo do projeto.

Afinal, a prioridade é atender os objetivos finais do projeto que estarão contemplados no produto final, ou melhor, no escopo do produto.

Agora que você já tem a ideia do que é escopo de um projeto, vamos falar sobre o Gerenciamento do Escopo.

4. E O Que É Gerenciamento Do Escopo?

Gerenciamento do Escopo é aplicar técnicas, ferramentas, conhecimentos e habilidades para conduzir a realização dos trabalhos de um projeto.

Seu maior objetivo é garantir que ao final do projeto tudo aquilo que foi especificado para o produto ou serviço seja entregue adequadamente e em conformidade (um pouco da gestão da qualidade, rs).

Não existem margens para aceitar partes do que foi definido.

Ou entrega… Ou entrega.

Qualquer desvio que aconteça sempre causa algum prejuízo e quase sempre não é aceito pelo cliente.

O gerenciamento do escopo deve:

1. Conduzir todo o trabalho para construção do objetivo final do projeto
2. Manter pleno conhecimento das principais partes interessadas por meio de uma comunicação eficaz
3. Gerenciar processos de solicitação de mudança que afetem tanto o escopo quanto aquelas provenientes de sua alteração.
4. Garantir uma atualização contínua e sempre recente (a última versão) do detalhamento do escopo do projeto.
5. Manter atualizada a Linha de Base do Escopo considerando a ocorrência de mudanças oriundas das mais diversas fontes (gerenciamento de custos, de RH, de tempo, questões regulatórias ou legais etc.)

5. Quais Os beneficios De Um Bom Escopo Do Projeto?

Como mencionado no item anterior, o gerenciamento do escopo deve manter uma comunicação eficaz com as principais partes interessadas.

E em pesquisas realizadas ao longo da última década, definições pobres de escopo ou a sua constante alteração produziram uma das principais causas de fracasso em projetos.

Veja esta imagem abaixo que sempre mostro quando estou tratando desse tema

[imagem relatório PMSURVEY]

Isso indica que não desenvolver um bom escopo, adequado, claro e gerenciável pode contribuir bastante para o fracasso incondicional do projeto.

Portanto, é de grande relevância a gestão do escopo.

E para realizar uma comunicação eficaz há ferramentas ideais para isso.

Utilizar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) combinada com os percentuais de avanço de cada um de seus componentes pode ser mais do que suficiente para que as partes interessadas tenham a ideia precisa de como está o andamento do projeto.

Isso traduz uma comunicação eficaz.

Vale também ressaltar que nas práticas de gerenciamento de projetos percebe-se que um escopo bem definido e gerenciado propicia um ambiente mais controlável e pouco suscetível às solicitações de mudanças.

Podemos resumir entre seus benefícios:

1. Propiciar uma comunicação eficaz com as partes interessadas.
2. Diminuir (mitigar) as chances de fracasso do projeto.
3. Reduzir a incidência de solicitações de mudança durante a execução do projeto
4. Servir de referência única para orientar os demais gerenciamentos no projeto (custos, RH, aquisições etc.)
5. Proporcionar um registro objetivo para reconhecer nas medições o quanto do escopo realizado deve ser pago a título de remuneração de quem realizou.

Aproveite e não deixe de ler depois nosso artigo 7 Vantagens de Como o Gerenciamento de Projetos Pode Ajudar as Empresas a Crescerem de Forma Organizada

6. Mas O Que Significa Avanço Do escopo?

Avanço é um termo muito empregado em projetos e representa a evolução das realizações informada por algum método de medição.

Tal medição deve ser posta contra uma referência que represente o que estava previsto pelo planejamento para aquele mesmo período medido.

Essa referência, em gerenciamento de projetos, será a Linha de Base definida desde o começo com a autorização dos patrocinadores.

Desse confronto do avanço com a linha de base surgem as avaliações sobre se o desempenho do projeto está bom ou não.

7. Quais As Utilidades De Se Medir Avanços Do Escopo?

Ter uma noção clara das utilidades de medir o escopo aumenta a consciência sobre o seu valor e estimula os esforços para desenvolver o melhor gerenciamento do escopo possível.

Por isso, podemos tentar aqui enumerar algumas dessas utilidades:

1. Quantificar objetivamente o quanto do trabalho já foi realizado
2. Facilitar a comunicação do gerenciamento do escopo para os patrocinadores
3. Medir periodicamente valores a pagar para fornecedores na proporção do realizado sobre o previsto

8. Qual É A melhor Melhor Forma De Medir O Escopo?

Sem medo de ser feliz, a melhor forma de medir avanço de escopo é a objetiva.

Mas como assim “objetiva”?

Para melhor entender, primeiro precisamos saber que além da medição objetiva existe a subjetiva.

Comecemos, então, pela subjetiva.

Medir de forma subjetiva é adotar critérios amplos, genéricos e que não são possíveis de se traduzir em números.

Em geral estão atrelados às qualidades, os sentimentos ou às percepções de valor percebidas por uma pessoa de forma subjetiva.

Portanto, não são quantificáveis. Não se consegue medir.

Senão tomemos como exemplo a beleza.

Você conseguiria definir o tanto de beleza que existe no rosto de uma atriz ou modelo?

Não se ouve alguém definir que um rosto é muito belo, parcialmente belo ou que tenha “apenas” uns 30% de beleza.

Mas seria possível conseguir produzir uma medição objetiva para a beleza?

É possível, sim.

Claro que vai depender das diretrizes traçadas antes de construir os critérios objetivos para essa avaliação.

Senão, vejamos.

Vou exercitar apenas uma forma de criar tais critérios. Existem milhares de outras possíveis e “limitadas” à criatividade do ser humano.

Vou imaginar olhando para o rosto de uma atriz e definir que meus critérios objetivos serão:

1. Cabelo bem cuidado, solto e penteado
2. Maquiagem leve nos olhos e sem cílios postiços
3. Batom nos lábios de cor vermelha
4. Sorriso constante
5. Dentes bonitos, brancos e totalmente alinhados

9. E Como Transformar Critérios Subjetivos Em Objetivos Quantificáveis?

No item anterior vimos um exemplo de como definir critérios assumidos como objetivos.

Mas eles se tornarão objetivos por completo quando também definirmos uma forma de pontuação para cada um e baseada num julgamento de valor quantificável.

Só que vale lembrar que os critérios objetivos têm a finalidade de traduzir avanços.

E se assumimos que o total de pontos esperado representa 100% de todo o escopo, então é preciso no decorrer do tempo atribuir pontuações àquilo que já foi realizado para comparar a esse total de 100%.

Assim, consegue-se representar o quanto foi produzido diante do total esperado por meio de valores percentuais.

E a palavra que nos ajuda a elaborar tal medição denomina-se “processo”.

Pois representar a evolução do escopo no tempo significa indicar quanto se avançou de todo o processo de trabalho esperado.

Definir que o avanço foi de 20% significa que 20% do trabalho esperado já foi realizado.

Logo, é preciso criar critérios objetivos que indiquem em percentuais a evolução de um processo característico para as entregas que estão sendo produzidas pelo projeto.

Então vamos ver agora como produzir na prática os critérios objetivos para gerenciar o escopo de um projeto.

E vou utilizar um caso real, vivido por mim mesmo.

10. Um Caso Real Como Exemplo De Aplicação Dos Critérios Objetivos Para Medir Avanço Do Escopo

Em um determinado projeto havia um processo de assinatura de contrato e que era iniciado tão logo houvesse da diretoria executiva o aceite de uma proposta comercial de um fornecedor.

E esse processo tinha participação importante nas atividades de contratação de empreiteiras.

Logo, precisava representar a sua participação tanto no escopo quanto no cronograma do projeto.

Aliás, se você quiser conhecer umas dicas para cronogramas, pode ler nosso artigo Como Fazer Um Cronograma de Projeto Que Realmente Ajude O Gerente de Projetos e as Partes Interessadas.

Nesse processo, cuja responsabilidade por sua execução era da área Jurídica da empresa, a entrada era o conjunto das propostas comercial e técnica que foram aceitas.

A saída era a assinatura do contrato em duas vias. Depois restava apenas reconhecer as assinaturas em cada via.

A realidade da organização mostrava que esse processo levava mais de 50 (cinquenta) dias corridos, na melhor das hipóteses.

E a atividade que o representava dentro dos cronogramas precisava de medições que dessem uma ideia do quanto se estava avançando em sua execução.

Mas, convenhamos, não era fácil de implementar uma medição para isso.

Mas foi possível criar um método de medição e que vou mostrar agora.

Primeiro, procuramos entender como transcorria o processo entre a entrada e a saída e passamos a dividi-lo em etapas.

E foram identificadas as seguintes etapas no processo:

1. Receber as propostas e identificar requisitos legais
2. Iniciar e elaborar a minuta contratual com base em padrões de contrato da organização e considerando os requisitos legais identificados.
3. Revisar minuta por pessoa diferente da que a elaborou.
4. Encaminhar para aprovação do responsável no Jurídico
5. Se aprovada minuta, elaborar versão final do contrato.
6. Senão, informar área contratante sobre o indeferimento, arquivar internamente processo da minuta e encerrar processo Jurídico.
7. Quando o contrato estiver concluído na versão final, registrar o contrato nos controles internos e enviar para área contratante buscar as assinaturas.
8. Uma vez estando com as assinaturas, os contratos devem seguir para reconhecimento das firmas.

Bacana, não?

Simples assim!

Agora já é possível enxergar todo o processo como um conjunto de etapas possíveis de se identificar desde o começo até o fim do processo, ao longo das 8 (oito) etapas.

A seguir, para concluirmos a transformação para os critérios objetivos, resta mais um passo.

Atribuir valores (ou pesos) que nos proporcionem quantificar a contribuição de cada etapa na forma de avanços.

Eis aqui minha hipotética pontuação:

1. Receber as propostas = 0%
2. Iniciar e elaborar a minuta = 50%
3. Revisar minuta = 10%
4. Encaminhar para = 0%
5. Se aprovada minuta = 20%
6. Senão = 50%
7. Quando o contrato estiver concluído = 15%
8. Uma vez estando com as assinaturas = 5%

Observe que nesse caso há combinações de etapas conforme o tratamento seguido para uma minuta dentro do jurídico.

Teríamos as seguintes sequências possíveis de etapas:

 1 - 2 - 3 - 4 - 5 - 7 - 8
 1 - 2 - 3 - 4 - 6 

Substituindo na sequência os respectivos valores percentuais, teríamos:

0 + 50% + 10% + 0% + 20% + 15% + 5% = 100%
0 + 50% + 0% + 0% + 50% = 100%

E pronto!

Já temos a pontuação construída para medir os avanços do escopo a partir de cada etapa concluída.

Resta acompanhar para cada entrada do processo em que etapa está ocorrendo o trabalho e considerar todas as anteriores como concluídas.

Então é só aplicar os respectivos percentuais de avanço atribuídos para cada um.

Detalhe: os valores são cumulativos, ou seja, cada etapa se soma ao total de pontos obtidos até ali.

11. Os Dois Passos Para Criar Critérios Objetivos

Para fixar melhor o entendimento do que tratamos nesse artigo, é bom resumir para você os dois principais passos a serem seguidos na construção dos critérios objetivos.

São eles:

1. Entender como transcorre o processo entre a entrada e a saída e depois dividi-lo em etapas.

2. Atribuir valores (ou pesos) para cada etapa quando estiverem concluídas.

E não há regras estabelecidas para criar critérios objetivos.

A grande flexibilidade desse método está na possibilidade de aplicar diversas linhas de raciocínio para definir as etapas e quantificar cada um de seus pesos.

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12. Considerações Finais

1. As pontuações atribuídas a cada etapa são de livre arbítrio. Porém devem manter uma certa coerência delas com o contexto em que estejam inseridas. Seja com base em sua complexidade para executar, na quantidade de pessoas trabalhando, seja pela sua duração, pelo custo, pela sua importância para o resultado final etc.

2. O somatório de todos os pesos percentuais acumulados com cada etapa deve sempre totalizar 100%.

3. É válido fazer decomposições de cada etapa, ou seja, subdividindo-as conforme o seu escopo sugerir. Portanto, é possível ter item 1 e ainda 1.1, 1.2, 1.3 etc. Nesse caso, o somatórios dos percentuais de todos os filhos de um mesmo pai deve dar 100%.

4. Uma etapa somente receberá a totalidade de sua pontuação atribuída quanto estiver 100% concluída.

5. Para medir os avanços, é preciso que o plano de gerenciamento do escopo defina qual fator se deve aplicar para registrar o avanço em cada etapa. Esse fator deve multiplicar o peso percentual correspondente e então produzir o valor final.

Quanto a esse fator do último item, sugere-se que seja definido no Plano de Gerenciamento do Escopo e segue um exemplo de formas de aplicá-lo:

• 0 ou 100 (ou fez ou não fez)
• 0, 50 ou 100 (não iniciou, iniciou ou concluiu)
• 0 a 100, contínuo (alguma forma de medir objetiva/fisicamente o fator de avanço)

Se você quiser, baixe agora o PDF que preparei com mais alguns exemplos de transformação de métodos subjetivos em objetivos. Clique aqui para baixar o pdf.

Sendo assim, é uma pena, mas chegamos ao final.

Espero que você realmente tenha aproveitado muito nosso conteúdo e que ele tenha sido útil.

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